Chương 201 — Văn phòng đầu tiên

Văn phòng mới hoạt động chưa được bao lâu, Lâm Minh đã nhận ra một điều.

Có một căn phòng không có nghĩa là công việc tự nhiên trở nên dễ dàng.

Trước đây, phần lớn công việc nằm trong đầu cậu.

Khách hỏi gì, cậu nhớ.

Nhà cung cấp nào có hàng, cậu biết.

Đơn nào đã giao, cậu tự theo dõi.

Tiền nào đã nhận, tiền nào chưa thu, cậu tự tính.

Có chuyện gì xảy ra thì cậu trực tiếp xử lý.

Mọi thứ nhanh, nhưng cũng rất dễ rối.

Bây giờ thì khác.

Có Nam ở kho.

Có Hùng phụ trách giao hàng.

Có văn phòng riêng.

Công việc bắt đầu tách thành nhiều phần.

Và chính lúc ấy, Lâm Minh mới hiểu rằng điều khó hơn việc bán được hàng là khiến nhiều người cùng làm việc mà mọi thứ vẫn chạy đúng hướng.

Sáng đầu tuần, Lâm Minh đến văn phòng sớm.

Trên bàn đã có một xấp giấy.

Đơn hàng của ngày hôm trước.

Danh sách hàng tồn.

Một khoản tiền khách chưa thanh toán.

Một khoản phải trả cho nhà cung cấp.

Cậu ngồi xuống, lấy bút.

Trước đây, cậu thường xử lý từng việc ngay khi nó xuất hiện.

Bây giờ Lâm Minh không làm như vậy nữa.

Cậu chia chúng thành từng nhóm.

Hàng.

Tiền.

Khách hàng.

Nhà cung cấp.

Công việc.

Sau đó cậu nhìn từng nhóm.

Việc nào phải làm hôm nay.

Việc nào có thể để ngày mai.

Việc nào có thể giao cho người khác.

Việc nào nhất định phải tự mình quyết định.

Chỉ một lúc sau, cậu đã có một danh sách ngắn.

Nam kiểm tra hàng.

Hùng giao hai đơn.

Lâm Minh gọi cho nhà cung cấp.

Cuối ngày đối chiếu tiền.

Không có việc gì lớn.

Nhưng lần đầu tiên, cậu không còn bắt đầu một ngày bằng cách chạy theo những việc phát sinh.

Cậu bắt đầu ngày bằng việc xác định hôm nay phải làm gì.

Khoảng chín giờ, Nam tới văn phòng.

— Anh Minh, hôm qua có một loại hàng thiếu hai món.

— Đơn nào?

Nam đưa sổ.

Lâm Minh kiểm tra.

— Đã giao chưa?

— Chưa.

— Tốt. Để anh xử lý.

Nam gật đầu rồi quay lại kho.

Một lúc sau, Hùng gọi điện.

— Anh, đơn bên kia khách muốn giao sớm hơn.

Lâm Minh hỏi:

— Hàng đã đủ chưa?

— Đủ.

— Giao được lúc nào?

— Khoảng mười một giờ.

— Được. Em giao đi.

— Vâng.

Cúp máy, Lâm Minh ghi lại.

Không phải vì sợ quên.

Mà vì cậu bắt đầu hiểu rằng khi công việc có nhiều người tham gia, trí nhớ của một người không còn đủ.

Nếu chỉ mình cậu làm, nhớ là được.

Nếu có ba người, phải ghi.

Nếu sau này có mười người, càng phải có cách quản lý rõ ràng.

Đó là thứ Lâm Minh chưa từng nghĩ đến khi bắt đầu bán hàng.

Buổi trưa, Hùng quay lại.

— Anh Minh.

— Ừ?

— Có khách hỏi nếu lấy số lượng lớn thì có giảm giá không.

Lâm Minh hỏi:

— Bao nhiêu?

Hùng nói số lượng.

Lâm Minh tính lại giá vốn.

Sau đó cậu đưa ra mức giá.

— Em cứ báo như này.

Hùng cầm tờ giấy.

— Nếu khách mặc cả nữa?

— Gọi anh.

Hùng gật đầu.

Đi được vài bước, cậu quay lại.

— Trước đây mấy việc này anh tự làm hết à?

— Ừ.

— Mệt thật.

Lâm Minh cười.

— Bây giờ mới biết à?

Hùng cũng cười.

Nhưng Lâm Minh lại nghĩ đến câu nói ấy.

Mệt thật.

Trước đây cậu nghĩ mình chịu khó là đủ.

Cứ làm nhiều hơn người khác thì công việc sẽ lớn.

Bây giờ cậu bắt đầu thấy một giới hạn khác.

Một người có thể làm việc mười giờ mỗi ngày.

Nhưng không thể đồng thời đứng ở kho, giao hàng, gọi nhà cung cấp, tiếp khách, kiểm tiền và lập kế hoạch.

Muốn đi xa hơn, công việc phải được chia ra.

Không phải để mình nhàn hơn.

Mà để thời gian của mình được dùng vào những việc mà chỉ mình mới có thể làm.

Buổi chiều, Lâm Minh bắt đầu thử một việc mới.

Cậu lấy một tờ giấy lớn dán lên tường.

Trên đó có ba cột.

HÔM NAY

ĐANG CHỜ

ĐÃ XONG

Nam nhìn thấy thì hỏi:

— Đây là gì vậy anh?

— Việc cần làm.

— Sao phải dán lên tường?

— Để ai cũng nhìn thấy.

Hùng đứng bên cạnh đọc.

— Cũng được đấy.

Lâm Minh viết lên cột đầu tiên:

• Kiểm tra hàng nhập.
• Gọi nhà cung cấp.
• Giao đơn số 018.
• Đối chiếu tiền.
• Xác nhận đơn mới.

Mỗi khi một việc hoàn thành, người làm tự chuyển sang cột ĐÃ XONG.

Một cách rất đơn giản.

Không có phần mềm.

Không có hệ thống quản trị đắt tiền.

Không có máy móc phức tạp.

Nhưng cuối ngày, cả ba người đều nhìn thấy rõ hôm nay đã làm được gì.

Lâm Minh nhìn tờ giấy.

Cậu thấy nó có giá trị hơn mình tưởng.

Bởi từ hôm nay, công việc không còn chỉ tồn tại trong đầu cậu.

Nó bắt đầu được đặt ra trước mắt mọi người.

Một tuần sau, vấn đề đầu tiên xuất hiện.

Một đơn hàng bị chậm.

Khách gọi đến.

— Sao hàng của tôi chưa tới?

Lâm Minh kiểm tra.

Đơn đã được giao cho Hùng.

Hùng tưởng Nam đã chuẩn bị đủ.

Nam lại nghĩ Hùng đã kiểm tra lần cuối.

Cuối cùng, một món hàng bị bỏ sót.

Không ai cố tình làm sai.

Nhưng việc vẫn sai.

Lâm Minh không nổi giận.

Cậu gọi cả hai người lại.

— Chúng ta xem lại xem sai ở đâu.

Ba người kiểm tra từng bước.

Khách đặt hàng.

Lâm Minh ghi đơn.

Nam lấy hàng.

Hùng nhận hàng.

Hùng giao.

Sai sót nằm ở bước bàn giao.

Không có người xác nhận cuối cùng.

Lâm Minh lấy bút.

Viết thêm một dòng vào quy trình:

Người giao phải kiểm tra lại đơn trước khi rời kho.

Sau đó cậu nói:

— Từ giờ làm vậy.

Hùng gật đầu.

— Được.

Nam cũng gật.

Không ai bị mắng.

Nhưng cả ba đều nhớ bài học.

Lâm Minh hiểu rằng quản lý không phải tìm một người để trách khi có lỗi.

Mà là tìm ra cách để cùng một lỗi không lặp lại lần thứ hai.

Tối hôm ấy, Lâm Minh ở lại văn phòng một mình.

Cậu mở sổ.

Trang hôm nay có rất nhiều dòng.

Không phải doanh thu.

Mà là những việc đã xảy ra.

Có việc làm tốt.

Có việc làm chưa tốt.

Có việc cần sửa.

Cậu ghi một dòng:

Văn phòng không tạo ra doanh nghiệp.

Sau đó suy nghĩ một lúc rồi viết tiếp:

Con người và cách làm việc mới tạo ra doanh nghiệp.

Lâm Minh nhìn câu ấy.

Cậu bắt đầu hiểu ý nghĩa thực sự của căn phòng này.

Nó không phải nơi để chứng minh rằng mình đã thành công.

Nó là nơi để học cách điều hành.

Kho chứa hàng.

Văn phòng xử lý thông tin.

Nhưng doanh nghiệp thực sự nằm ở những quy trình nối hai nơi đó với nhau.

Khách hàng đặt hàng.

Thông tin về văn phòng.

Hàng được chuẩn bị ở kho.

Hàng được giao.

Tiền quay trở lại.

Sổ sách ghi nhận.

Sau đó tiền được dùng để nhập hàng tiếp.

Một vòng nhỏ bắt đầu hình thành.

Lâm Minh nhìn vòng tròn ấy.

Nó chưa lớn.

Nhưng đã có chuyển động.

Trước khi về, cậu đi qua kho.

Nam đang sắp xếp lại hàng.

Hùng vừa về sau chuyến giao cuối cùng.

— Hôm nay thế nào? — Lâm Minh hỏi.

Hùng đáp:

— Mệt.

Nam cười.

— Nhưng đỡ rối hơn hôm trước.

Lâm Minh gật đầu.

Đó chính là điều cậu muốn.

Không cần mọi thứ hoàn hảo ngay.

Chỉ cần mỗi ngày tốt hơn một chút.

Cậu quay lại nhìn văn phòng nhỏ.

Một chiếc bàn.

Một chiếc tủ.

Một tờ giấy công việc dán trên tường.

Hai người đang làm cùng mình.

Và một người đang học cách trở thành người quản lý.

Lâm Minh chợt nhận ra, từ hôm nay mình không thể chỉ hỏi:

“Hôm nay bán được bao nhiêu?”

Cậu còn phải hỏi:

“Công việc hôm nay có vận hành tốt không?”

Hai câu hỏi hoàn toàn khác nhau.

Một người bán hàng chỉ cần quan tâm đến giao dịch.

Một người xây dựng doanh nghiệp phải quan tâm đến cả hệ thống phía sau giao dịch ấy.

Lâm Minh khóa cửa văn phòng.

Con đường phía trước vẫn còn rất dài.

Cậu chưa có một doanh nghiệp lớn.

Thậm chí chưa thể gọi đây là một bộ máy hoàn chỉnh.

Nhưng trong căn phòng nhỏ ấy, một điều quan trọng đã bắt đầu thay đổi.

Lâm Minh không còn chỉ tự mình kiếm tiền.

Hắn đang học cách để một công việc có thể vận hành mà không phải mọi thứ đều nằm trong tay hắn.

--=---

PLS FOLLOW KÊNH ĐỂ THEO DÕI CÁC CHƯƠNG TIẾP THEO…

---=---